Paierlose Buchhaltung
Nachhaltigkeit liegt uns am Herzen,
daher stellen wir alle unserer Buchhaltungsprojekte auf ein papierloses Format um.
Das ist unser Bürostandard.
Die Voraussetzungen
1. Sichere Einsichtsberechtigung in das betriebliche Girokonto durch FinAPI-Zugang
Für ihre Buchhaltung benötigen wir ausschließlich eine Leseberechtigung für Ihr Bankkonto – eine Zahlungsberechtigung ist nicht vorgesehen. Wir sehen somit nur jene Informationen, die auch auf Ihren Kontoauszügen ersichtlich sind.
Die Bankdaten werden digital verarbeitet und steuerlich relevante Kontoauszüge sicher archiviert. Auf Wunsch bereite wir zudem Zahlungen für Umsatzsteuer, Löhne und Lohnnebenkosten vor. Die Freigabe und Durchführung der Zahlungen erfolgt jedoch ausschließlich durch Sie als Kontoinhaber.
Die Voraussetzungen
2. Aufbereitung der monatlichen Rechnungen/Belege in digitaler Form (PDF)
Viele Rechnungen erhalten Sie bereits als PDF per E-Mail. Diese können Sie ganz unkompliziert an eine von uns bereitgestellte E-Mail-Adresse weiterleiten und so direkt in die Buchhaltung übergeben.
Für noch mehr Komfort lässt sich in den meisten E-Mail-Programmen, beispielsweise Outlook, eine automatische Weiterleitungsregel einrichten. So werden wiederkehrende Rechnungen – etwa von Telefon-, Internet- oder Energieanbietern – automatisch an uns weitergeleitet, ohne dass Sie sich darum kümmern müssen.
Der Ablauf
Wie digitalisieren Sie am Besten Ihre Papierbelege?
Für die Digitalisierung Ihrer Papierbelege gibt es zwei einfache Möglichkeiten:
1. Entweder Sie digitalisieren die Belege selbst mit einem Dokumentenscanner oder besonders bequem über die BMDcom-App.
Dabei können Rechnungen direkt mit dem Smartphone fotografiert und im selben Schritt sicher über das Klientenportal übermittelt werden. Für eine optimale Verarbeitung sollte jede Rechnung als eigenes PDF-Dokument vorliegen.
2. Alternativ übernimmt unser Büro die Digitalisierung Ihrer Belege für Sie.
Damit dies effizient und zeitsparend erfolgen kann, ist eine geordnete und vollständige Belegaufbereitung durch Sie als Kunde erforderlich. Gemeinsam finden wir den für Ihr Unternehmen passenden Weg zur digitalen Buchhaltung.
Der Ablauf wenn wir für Sie digitalisieren
So bereiten Sie Ihre Belege optimal zur Übergabe vor
Für die Abgabe Ihrer Belege ist nur eine einfache Vorsortierung notwendig.
Sie müssen die Belege weder chronologisch sortieren noch den jeweiligen Kontoauszügen zuordnen, diese Arbeitsschritte erfolgen automatisch in unserer Buchhaltungssoftware.
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1
Bar- und Bankbelege trennen
Sortieren Sie Ihre Belege nach Zahlungsart und trennen Sie Barzahlungen von Bank-, Bankomatzahlungen, damit sie schneller und korrekt verarbeitet werden können.
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2
Große und kleine Belege trennen
Trennen Sie A4-Rechnungen von kleineren Belegen. Bei größeren Rechnungen ist es hilfreich, ein- und doppelseitige Dokumente getrennt zu halten.
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3
Büro- und Heftklammern entfernen
Bitte entfernen Sie Büroklammern, Heftklammern sowie nicht benötigte Bankomatbelege, die an Rechnungen befestigt sind.
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4
Optional: Barbelege nach Art sortieren
Eine zusätzliche Sortierung nach Kategorien wie Treibstoff, Porto oder Parkgebühren erleichtert die Verarbeitung, ist aber nicht zwingend erforderlich.
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5
Registrierkassenunterlagen übermitteln
Für die Buchhaltung wird nur der Monatsabschluss benötigt. Die täglichen Kassenabschlüsse bewahren Sie selbst gemäß Pflicht auf. Den Jahresbeleg senden zum Abschluss der Jahresbuchhaltung mit.
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6
Die Übergabe der Belege
Die Übergabe erfolgt einfach und gesammelt. Ob Kuvert, Klarsichthülle oder Ordner – wählen Sie einfach die Ablageform, die für Sie am praktischsten ist. Solange die obigen Schritte erfolgt sind, ist das für uns auch in Ordnung.
Papierlose Buchhaltung mit Mehrwert
Welchen Nutzen haben Sie als Kunde von der papierlosen Buchhaltung?
Mit der papierlosen Buchhaltung profitieren Sie von einer modernen, sicheren und effizienten Zusammenarbeit.
Über das BMD-Klientenportal können Belege, Dokumente und wichtige Unterlagen DSGVO-konform digital ausgetauscht werden – einfach, schnell und ohne Papieraufwand. Gleichzeitig haben Sie rund um die Uhr Zugriff auf Ihre Unterlagen und aktuellen Auswertungen, ohne auf Rückrufe oder Bürozeiten angewiesen zu sein. Ob im Büro, unterwegs oder im Homeoffice: Über Smartphone, Tablet oder Computer bleiben Sie jederzeit flexibel und bestens informiert.
So haben Sie Ihre Buchhaltung und Personalverrechnung stets im Blick und profitieren von maximaler Transparenz und Zeitersparnis.
Papierlose Buchhaltung mit Mehrwert
Betrifft Sie das, auch wenn wir für Sie nur einmal jährlich die Buchhaltung bzw. den Jahresabschluss erstellen
Auch wenn wir für Sie lediglich einmal jährlich die Buchhaltung bzw. den Jahresabschluss erstellen, erfolgt die Belegverarbeitung grundsätzlich digital.
Dabei werden insbesondere wichtige Unterlagen wie Investitionsrechnungen, Verträge und andere relevante Dokumente digital archiviert und verarbeitet.
Wünschen Sie als Jahresabschlusskunde darüber hinaus eine umfassende digitale Belegablage, finden wir gemeinsam die passende Lösung für Ihr Unternehmen.
Für einen reibungslosen und effizienten Ablauf ist dabei eine strukturierte und vollständige Belegaufbereitung besonders wichtig.
Kontakt
Wir freuen uns auf Ihre Anfrage
Damit wir Sie bestmöglich unterstützen können, teilen Sie uns bitte kurz Ihr Anliegen, Ihre Branche und die gewünschte Art der Kontaktaufnahme mit.